04 ديسمبر, 2020

قسم المخازن

  • قسم المخازن:

وهي تتبع أمين الكلية مباشرة وتختص بـ:

  • المخازن الرئيسية:
  • 6-1-1 استلام الأصناف:
  • يقوم أمين المخازن الرئيسية بمطابقة الأصناف الواردة مع الأصناف المطلوبة والموضحة بصورة أمر التوريد للتأكد من مطابقتها.
  • يقوم أمين المخازن الرئيسية بتجهيز محضر فحص مع لجنة الفحص .
  • يقوم أمين المخازن الرئيسية بالتأكد من الكميات المسلمة والموجودة بالفاتورةومطابقة بأمر التوريد .
  • تخزين الاصناف:
  • يقوم أمين المخازن الرئيسية بإضافة الأصناف الواردة (فى حالة قبولها) على نموذج إذن إضافة مخازن ويحرر من أصل + 2 صورة ويسلم صورة لقسم الشطب.
  • يقوم أمين المخازن الرئيسية بقيد جميع الواردات فى دفتر عهدة المخزن ثم يقيد فى كشف العهدة
  • بعد صرف الخامات تكون مسئولية تخزين الخامات على المستلم (المخزن الفرعى).
  • يتم تسجيل جميع محتويات المخزن فى نموذج سجل قيمة موجودات المخزن
  • صرف الاصناف:
  • يقوم أمين المخزن الفرعى بتحريرطلب و إذن الصرف للمخازن الرئيسية من أصل + 3 صورة معتمد من رئيس مجلس القسم .
  • يقوم أمين المخازن الرئيسية بخصم الأصناف من دفتر عهدة المخازن الرئيسية
  • مراقبة الأرصدة ومطابقتها:
  • يقوم أمين المخازن الرئيسية بمطابقة الارصدة مرة كل 3 شهور على الاقل على الارصدة بإدارة (المخازن) بدفتر الشطب وبحث الفروق بينهما إن وجدت والعمل على اتخاذ الإجراءات التصحيحية
  • يقوم أمين المخازن الرئيسية بمطابقة الأرصدة للأصناف عهدته مرة كل عام (30/6 من كل عام) مع الارصدة الموجودة بادارة المخازن والعمل على إزالة الخلافات إن وجدت اولا بأول على محضر جرد أصناف
  • يقوم أمين المخازن الرئيسية بالإبلاغ الفورى لمدير المخازن بوجود أى حالات طارئة أو خطرة ( تسرب – تلف عبوات – قرب إنتهاء تواريخ صلاحية – ……) ويتم حصر الاصناف التالفة فى كشف الاصناف التالفة وهذه الحالات يتم تسجيلها فى سجل الحوادث المخزنية .
  • المخازن الفرعية:
  • استلام الأصناف:
  • يقوم أمين المخزن الفرعى باستلام الاصناف الواردة على طلب صرف أصناف معتمد من السيد رئيس مجلس القسم .
  • يقوم أمين المخزن الفرعى بتحرير إذن الإضافة وموضح به رقم إذن الصرف .
  • يقوم أمين المخزن الفرعى بالتأكد من الكميات المستلمة والموجودة بالفاتورة
  • تخزين الاصناف
  • يقوم أمين المخزن الفرعى بإضافة الأصناف الواردة.
  • يقوم أمين المخزن الفرعى بتخزين االاصناف التى تم استلامها طبقا لتعليمات العمل الخاصة الموضح بها شروط التخزين الخاصة بالخامات الواردة طبقا لتعليمات التخزين و تقيد جميع الواردات فى دفتر عهدة المخازن
  • بعد صرف الخامات تكون مسئولية تخزين الخامات على المستلم ( القسم ).
  • يتم تسجيل جميع محتويات المخزن فى نموذج سجل قيمة موجودات المخزن.
  • صرف الاصناف:
  • يقوم القسم بتحرير أذون الصرف طبقا لتعليمات صرف الخامات والأدوات على نموذج أذن صرف من المخازن وتعتمد من السيد رئيس مجلس القسم.
  • يقوم أمين المخزن الفرعى بخصم الأصناف من دفتر عهدة المخزن الفرعى
  • يقوم القسم بتحرير طلب ارتجاع أصناف فى حالة إرتجاع مواد غير مستخدمة وتعتمد من رئيس مجلس القسم وتسلم للمخزن ويقوم أمين المخزن الفرعى بإضافتها مرة أخرى على العهدة .
  • مراقبة الأرصدة ومطابقتها:
  • يقوم أمين المخزن الفرعى بمطابقة الارصدة مرة كل 3 شهور على الاقل على الارصدة بإدارة (المخازن) بدفتر الشطب و دفتر عهدة المخازن وبحث الفروق بينهما إن وجدت والعمل على اتخاذ الإجراءات التصحيحية
  • يقوم أمين المخزن الفرعى بمطابقة الأرصدة للأصناف عهدته مرة كل عام (30/6 من كل عام) مع الأرصدة الموجودة بادارة المخازن والعمل على إزالة الخلافات إن وجدت اولا بأول على محضر جرد أصناف
  • يقوم أمين المخزن الفرعى بالمرور الدورى على المخزونات ومتابعتها من حيث الحالة الفنية وتواريخ الصلاحية وتنفيذ تعليمات التخزين الخاصة بالأصناف الحرجة والخاصة (كيماويات – مواد ملتهبة أو قابلة للإشتعال – مواد أو غازات نفاذة الرائحة – …..).
  • يقوم أمين المخزن الفرعى بالإبلاغ الفورى لمدير المخازن/رئيس مجلس القسم بوجود أى حالات طارئة أو خطرة ( تسرب – تلف عبوات – قرب إنتهاء تواريخ صلاحية – ……).
  • ويتم حصر الاصناف التالفة فى كشف الاصناف التالفة وهذه الحالات يتم تسجيلها فى سجل الحوادث المخزنية
  • يتم حفظ مستندات المخازن من اذون صرف واضافة وارتجاع.

 

! » جميع الحقوق محفوظه لكلية الدراسات الإفريقية العليا - جامعة القاهرة © « !