- قسم القيد والحفظ:
وهو يتبع أمين الكلية مباشرة وتختص بـ:
- شيكات
- يقوم الموظف المسئول باستلام الشيكات من الوحده الحسابيه وفرزها وفصل الشيكات (مرتبات – وشركات – وشخصيه).
- شيكات المرتبات جزء يسلم باليد وجزء عن طريق البريد.
- شيكات الشركات لا يتم التسليم الا مع وجود امر تفويض من الشركة+صورة من الرقم القومى للمفوض
- شيكات شخصيه ومنها شيكات رحلات علميه – ومبالغ مورده – ومبالغ دائنه وسلف موقته ولا يتم التسليم الا بوجود الشخص نفسه بالإضافة الى شيكات استقطاعات لمصالح أخرى.
- قامت وزارة المالية بإلغاء بعض الشيكات واصدار بدلا منها اشعارات يثبت بها دخول قيمة الشيك فى حساب الشخص وتسليمه الاشعار
- صادر المكاتبات
- يقوم الموظف المسئول بالصادر باستلام الخطابات من ادارات الكلية وتسجلها بالدفاتر قيد الصادر واعطائها رقم وارسالها بالبريد او تسليما باليد الى الجامعة او المصالح الاخرى وارسال الرسائل العلميه وعن طريق مندوب بقسم القيد والحفظ الى مكتب بريد الاورمان التابع له الجامعة
- بالنسبة للخطابات المسجلة تسجل وترسل على نموذج 6 مراسلات
- بالإضافة الى الخطابات التى يتم ارسالها الى كليات اخرى داخل الجامعة وخارجها.
- صادر جامعة
- يقوم الموظف المسئول باستلام الخطابات من ادارات الكلية وتسجيلها وارسالها الى ارشيف الجامعة بدفتر قيد الصادر
- صادر اقسام
- يقوم الموظف المسئول عن صادر اقسام باستلام الخطابات من ادارات الكلية وتسجيلها وارسالها الى الجهة المعنية سواء داخل الجامعة او خارجها
- وارد اقسام
- يقوم الموظف المسئول باستلام الخطابات الوارده من الجامعة او خارجها وتسجلها بالدفتر ثم تسليمها للقسم المختص
- وارد جامعة
- يقوم الموظف المسئول عن وارد الجامعه باستلام الخطابات الواردة من الجامعة وتسجيلها بدفتر قيد الوارد ثم ارسالها لامين الكلية للتأشير عليها بالادارات المعنية ثم تسجيلها بسراكى الادارات المختلفة وتسليمها بالتوقيع عليها
- وارد مصالح حكومية
- يقوم الموظف المسئول باستلام البوسطه من هيئه البريد وترجمتها وتوزيعها على اعضاء هيئه التدريس بالاضافه الى استلام الخطابات من جهات مختلفه على سبيل المثال (الطب البيطرى- اداره الوافدين-المجلس الاعلى- الإدارة الطبية) وتسجيلها بدفتر المصالح الحكومية ثم ارسالها لامين الكلية للتأشير عليها بالادارات المعنية ثم تسجيلها بسراكى الادارات المختلفة وتسليمها بالتوقيع عليها
- الحفظ بالملفات
- يقوم الموظف المسئول عن اعضاء هيئه التدريس بحفظ صور الخطابات الخاصه بكل عضو هيئة التدريس وحفظها في ملفه (بالنسبة لملفات اعضاء هيئه التدريس ملف فرعى داخل الكلية)
- وكذلك الموظف المسئول عن ملفات الموظفين يقوم بحفظ جميع الصور الخاصة بالموظفين (ملف فرعى).
- الملفات الخاصة بالعمال يتم الحفظ داخل كل ملف (ملف اصلى).
- بالإضافة إلى الصور الحفظ اليومية الواردة من جهات اخرى بالكلية يتم حفظها فى الملفات العامة وتشمل الموضوعات العامة الخاصة بالكلية.
- ملحوظة
لا يتم الاطلاع على اى ملف الا بعد تقديم طلب من الجهه المختصه بذلك والموظف مسئول عن ذلك